ビジネス文書でのお礼状


礼状というとなんとなくプライベートで送るもののほうが多いような気がしますが、ビジネス文書でビジネスレターとしてもよく使用されます。

ビジネスシーンで使用される礼状にはさまざまな種類があります。

社外に送る礼状としては、

転勤の際に相手会社の担当者などに送る礼状や

得意先の開店祝いに送る礼状、

また寄付などのお願いの際に送る礼状、

展示会の案内さらには新会社設立の際に送る礼状など、

種類はさまざまです。ビジネスに礼状はつき物です。

つまりビジネスで使用する礼状ひとつで会社同士の関係がよくもなり、悪くもなるということがあるのです。ビジネス礼状を送る際には常識的な文書できちんと書かれていることがとても重要になってくるのです。
会社を代表して送る文書なので、正確さをはじめ礼儀が問われる文章となるわけです。

時候の挨拶から始まり、内容を簡潔にまとめるといいでしょう。ビジネスで使用する礼状はプライベートで送るものとは異なり、決まった文面や形式で書かれることが多く、言葉も決まった固定文句のようなものがあります。

用紙はA4で横書きにします。文章のはじめに件名を記載し、用件は1文にひとつになるよう配慮します。また、文調はですます調もしくは段落などでわかりやすさをアピールする場合はである調でも可能でしょう。

ビジネス礼状でもっとも気をつけなければいけないことは、誤字脱字です。また相手先会社や担当者の名前を間違えるのは大変失礼となります。そのためにはどんなに自身のある礼状を作ったとしても内容をキチンと確認しましょう。取引先やお客様に大きな損害を与えることもあるので念入りに確認することが大切です。

ではビジネスで使用する礼状の基本的なパターンを紹介したいと思います。礼状だけでなくさまざまなビジネスシーンで使えるので覚えておいて損は無いでしょう。

・まず、発行年月日です。基本的には文書を発信する日を記載します。

・次に宛名です。殿や各位は必要に応じて使い分けましょう。基本的に多数に出す場合は各位となります。

・そして発信者名を記載します。社名、部署名そして氏名を右寄せで記載します。

・件名、主文となります。時候の挨拶から始まり、要点を抑え、わかりやすく記載します。

・付け加えたいことが有る場合は副文を記載します。

・結びの文句をきちんと記載します。

これらを押さえた上で自分に必要な礼状を作成しましょう。

また、礼状などビジネス文書を作成する際には、時候の挨拶などをわかりやすくまとめたものを用意しておくと大変便利です。


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